Categorie archief: timemanagement

Help. ik verzuip!

stress-picZe zegt: “Ik heb zo veel te doen en ik heb geen tijd, ik kom nergens aan toe. Het voelt aan als achterstand en tijdsdruk. Ik moet nieuwe dingen op poten zetten, maar wanneer?”  De ondernemer die mij raadpleegt, klinkt radeloos. Ik snap haar probleem en doe de suggestie dat zij naar haar beschikbare tijd per week kijkt en die uren dan reserveert voor dat doel. Helaas gebruik ik de uitdrukking “tijd in plannen” en direct steigert zij furieus: “ Ik heb helemaal geen zin om een planning te maken. Ik wil geen keurslijf, ik heb al zo weinig tijd!” Zij gruwelt van mijn suggestie om een plan te maken.

Wanneer

Natuurlijk snap ik dat gevoel wel, maar ik verken verder met haar waar dat vandaan komt. Zij blijkt nog geen concrete einddata of producten te bedoelen. Het gaat haar slechts om de vraag “Wanneer kan ik er aan werken?” Ik vertel haar dat de planning die ik bedoel betrekking heeft op het in beeld krijgen hoeveel tijd ze per week werkelijk nog beschikbaar heeft voor dit voornemen om nieuwe business op te zetten. Dat beeld geeft inzicht in wat zij kan verzetten, meer niet. Het schept de eerste duidelijkheid omtrent de mogelijkheden.

“Vervolgens kun jij zelf daarover bepalen of je in staat en bereid bent om deze tijd te reserveren om nieuwe business op te zetten. Er hangt dan nog helemaal geen opleverdatum of tijdspad aan. Er is ook nog helemaal geen lijst van te realiseren producten of diensten. Het is slechts een capaciteitsplan of zo je wilt een beschikbaarheidsplan“.  Ze bedaart weer en belooft mij om er over na te denken en ik geef haar die ruimte. Ik weet dat zij pienter is, dus nadat het idee is bezonken, snapt ze de bedoeling en komt zij er zelf snel op terug. We zullen zien.

Dwangbeleving

We zien hier een klassiek geval van dwangbeleving zodra het woord planning valt. Niet gek, ik noem het niet voor niets klassiek. Alleen moeten we wel beseffen dat dit voorkomt uit een onjuist beleving van wat planning is. Ik hoor voornoemde ondernemer tegen een andere ondernemer ook weleens zeggen dat hij een betere planning moet maken. Op dit moment betwijfel ik of ze het juist verhaal voor ogen heb.

Tastbaar maken

Hoe maak je zo een onderwerp tastbaar? Laten we eens kijken naar het op vakantie gaan. Gewoon een gemiddelde normale situatie zonder exotische wensen. Wat doe jij als jouw partner aan jou vraagt “Hoeveel weken kun jij vrij krijgen?”

Je denkt even na, pakt je agenda, zegt dat je het moet navragen bij jouw baas en dat je er snel op terugkomt. Waar was in deze situatie de stress: afwezig. Natuurlijk zul je zeggen. we hebben het alleen over hoe lang (beschikbare tijd). We hebben het nog niet over wanneer (opleverdatum), naar welke plek (product) en hoe lang de reis is (tijdsduur en tijdspad). Dat heeft pas zin als ik weet hoe lang ik op vakantie ga. Goed geantwoord. Dit is exact wat er in bovenstaande casus aan de hand is.

Ik zal deze vakantievraag aan haar voorleggen als voorbeeld hoe je tegen dit soort vragen aankijkt.

Naschrift (dd 6-8-2013)

De boodschap van deze blog is: Begin bij het begin, vul dan pas nader in.

Veel mensen spreken van “ik ben van plan / ik heb een plan”, terwijl ze alleen maar een idee, ingeving of voornemen hebben om een stuk nieuwe business naast de lopende zaken op te zetten. Ze willen dat vaak zelf doen, maar gunnen zich geen tijd om het strijdperk te overzien.

Creëer eerst inzicht in beschikbare tijd (per week / maand) daarna kan je pas bepalen of je dat voornemen wil concretiseren en er een plan voor wil maken. Met dat inzicht heeft het namellijk pas zin verder te kijken en te benoemen wat je wilt (producten), hoe (plan van aanpak), door wie (benodigde resources), met welke middelen en wanneer (tijdsplan). Het vergt vrijwel altijd een projectmatige aanpak. Dat hoeft overigens niet altijd zo zwaar te worden aangekleed. Dat hangt volledig af van de complexiteit en omvang.

Advertenties

Niets nieuws onder de zon

Eind 1998 schreef ik in het personeelsblad van mijn toenmalige bedrijf deze badinerende column

 

klokTerugblik

Zo aan het eind van het jaar kijk ik altijd terug en bedenk dan wat er allemaal goed of fout ging. Over het algemeen verliep 1998 voor mij goed, maar ik vind dat ik mijn baas en mezelf eigenlijk te kort heb gedaan. Ik weet niet hoe het met u is, maar ik kom tijd te kort om alle bedrijfsinformatie van het Intranet op te pikken en te lezen. Toch wil ik wel op de hoogte blijven en dus moet ik wel proberen ergens anders meer tijd vandaan te halen. Er gaan nu eenmaal 7 dagen in een week en maar 24 uur in een dag.

Tijdsbesteding nader beschouwd

Per dag heb ik 8 uur slaap nodig, dus ik moet het zien te rooien met de overige 16 uur per dag. Doordeweeks valt nog aardig in te schatten welke tijd je voor het werk kwijt bent. In mijn geval is dat 11 uur inclusief reistijd en de gemiddelde file. Dan blijven er nog mooi 5 uurtjes vrije tijd over. Dacht ik. Nou geldt voor mij dat ik een echte informatievreter ben, ik heb voor alles belangstelling en wil bijgevolg van alles op de hoogte blijven.

Per dag ben ik nog weer een uur kwijt aan: 30 minuten krant lezen en 30 minuten het Nieuws op tv. Ik probeer dat wel te combineren, maar dat is geen doen. Daar ik ook dagelijks de Teletekst pagina’s van het nieuws, de sport en het economisch nieuws wil volgen, bekijk ik die terwijl het Journaal loopt. Om geen ruzie te krijgen met de rest van het gezin, heeft ieder een tv-toestel in zijn eigen kamer. Dus dat uurtje kan ik mooi aansluitend aan de maaltijd en het gezinsbabbeltje (hoe was het vandaag, nog iets bijzonders, uhh… nee niet echt, help even met mijn huiswerk enz.) besteden.

Die maaltijd hebben we ook al geoptimaliseerd: de magnetron-oven maakt het mogelijk ieder op zijn eigen tijd te laten eten, desnoods direct na thuiskomst. Moet ook wel, want ieder gaat en komt op zijn eigen tijd. Een bijkomend voordeel ook ondanks al die variabele werktijden: ongeacht hoe groot de file ook was, dankzij de microwave kun je meteen aanvallen (brandt je mond niet..). Dan nog kost dat gemiddeld alweer een half uur.

Wat blijf er over

Blijven er nog drie en een half uur over. Dacht ik. Maar zo door de bank genomen gaat daar nog weer zo’n twee uur af. De onverwacht, maar toch gezellig langs komende familie, vrienden of buren (we blijven maar even hoor). En voor het bijhouden van de gezinsadministratie: Girotellen (want naar de brievenbus lopen kost alweer tijd), de diverse binnenkomende stukken post in ordners stoppen, aanvraagformulieren, belastingpapieren, opties uitoefenen, enz. Zo zit ik op nog maar 1.5 uur. Ik heb de automatisering in huis daarom nog maar wat verder doorgevoerd. Elke minuut is kostbaar: de meeste lampen staan op een tijdschakelklok, de tuin en buitenverlichting incluis. De afwasmachine, de wasautomaat met tijdschakelklok, de wasdroger die vanaf de zolder piept wanneer hij gereed is en het koffiezetapparaat met tijdschakeling maken het mij mogelijk in ieder geval daaraan geen seconde te veel tijd te besteden. Om niet nodeloos gestoord te worden door telefoontjes staat mijn antwoordapparaat altijd aan, dus die vangt alle overbodige blabla wel op. Dankzij de afstandbediening werken Radio, CD speler en TV ook naar wens.

Mijn voice-controlled wekker kan ik in (en met) een vloek en een zucht het zwijgen op leggen. Als ik al die handelingen bij elkaar optel, ben ik toch nog een half uur kwijt: je moet tenslotte de was nog wel opruimen en strijken. Op sommige dagen is dat toch nog wel iets meer, omdat er een kleine achterstand ontstond. Ik moet namelijk voor mijn sport ook nog een avondje trainen, anders zit ik op zaterdag op de reservebank bij gebrek aan conditie. Tel daarbij dan nog de tijd die ik kwijt ben voor formele en informele meetings, werkgroepen en andersoortige vergaderingen van de sportvereniging en je begrijpt dat het totaal van een kwartiertje kwaliteitstijd dat ik per dag met mijn partner doorbreng die laatste minuten van de dag opsouperen.

Weekend

Het komt dus op het weekend aan. Tweemaal 16 uur zou je denken. Maar nee, het sporten vergt zo’n 6 uur per zaterdag: heen- en weer reizen, de wedstrijd, douchen, de na-borrel en nog even kijken bij de andere teams, breken mijn zaterdag. Ik probeer nog aan het gezinsleven bij te dragen door snel boodschappen te halen, stofzuigen, de hond uit laten e.d. Dat kost al met al ook al weer een uurtje of twee. dus op zaterdag heb ik nog maar acht uur over. Die gaan op aan uit-eten gaan, theater of bioscoopbezoek of een verjaardagsbezoek.

Dus blijf de zondag over. Ik sta dan op tijd op, om een uurtje in mijn eentje naar klassieke muziek te kunnen luisteren. De rest van mijn gezin wordt er naar eigen zeggen gestoord van, vandaar. Als de gezamenlijke brunch voorbij is, is het tijd voor de tuin. Hoe minimaal ook, er moet wat aan gedaan worden. Daarna is het tijd om de auto te wassen. Snel naar de carwash en in een kwartiertje is hij weer als nieuw. Nou komt het nogal eens voor dat mijn vrouw op zondag moet werken, dus dan komen alle overige taken ook bij mij terecht. Als ik dat nu een beetje uitmiddel, blijven er op zondag ca drie uurtjes privétijd over. Daarmee moet ik het doen.

Gelukkig volg ik geen cursussen, maar ik ik ben wel hevig geïnteresseerd in diverse zaken die er op het internet, het web te vinden zijn. Maar mijn PC is niet geheel up-to-date. Dus die drie uurtjes vliegen en doorheen. Dankzij de gebrekkige snelheid van het apparaat, duurt het heel lang om de gewenste zaken op te zoeken. En omdat het tenslotte om mijn eigen vrije tijd gaat, kijk ik altijd als laatste naar die bedrijfshomepage. Die schiet er dus meestal bij in. Om dat probleem op te heffen denk ik erover om een supersnelle PC aan te schaffen. Met de PC regeling moet ik toch een heel eind komen.

Toch vrees ik dat ik nog steeds tijd te kort zal komen. Daarom ga ik maar eens serieus nadenken over die parttime regeling. Een dagje minder werken lijkt mij wel wat. Alhoewel, als informatievreter zal ik die tijd wel weer kwijtraken aan het surfen op het Net. Wellicht is helemaal-niet-werken de oplossing…

PS

Ik heb deze column in ‘geleende’ tijd geschreven. Ik heb de hond verwaarloosd, de afwas vergeten en het strijkgoed laten liggen. Kan ik straks weer een halfuurtje kwaliteitstijd doorbrengen met mijn partner om uit te leggen waarom.

Nawoord 2013

Wie mij kent, weet dat ik nog steeds op zoek ben naar “Eights days a week”. Hoeveel “vrije tijd” je ook denkt aan mij te geven. Geeft het aan Jel, hij gebruikt het wel.

Informatie, informatie, informatie

infoverload2Ik schreef eind jaren negentig in een column dat we in de huidige maatschappij een overdaad aan – meestal irrelevante – informatie krijgen aangeboden als we ons op weg begeven. Denk maar aan reclameborden, ANWB borden, straatnamen, winkel uithangborden, graffiti  posters etc.  Het is sindsdien alleen maar erger geworden. Matrixborden voor wegbewijzering, voor aanrijtijden openbaar vervoer, voor toeristische informatie, voor reclame langs voetbalvelden. Daarnaast worden we overladen met informatie via radio, televisie, teletekst, internet. Sinds we de social media op onze smartphones, tablets en computers hebben is er geen ontkomen aan, nooit meer stilte in ons hoofd.

Of toch?…

infoverload1We worden overladen met informatie. Althans dat is wat men ons wijs maakt. In mijn vakgebied maken we onderscheid tussen gegevens (= data zonder betekenis als de context ontbreekt) en informatie (data die onze kennis verrijkt). Maar we gaan tot nu toe voorbij aan wat ik bestempel als vluchtige informatie. Ik denk dan met name aan wat onder de noemer nieuws valt. Er wordt heel snel en vaak niet-geverifieerd nieuws gedeeld. Dat nieuws heeft men vaak niet nodig en men vergeet het weer snel of onthoudt het deels of verkeerd. Op deze wijze wordt de menselijke geest belast met overbodige herinneringen aan zaken die de categorie trivia niet ontstijgen. Als het dan ook nog onjuist is, ontstaat er een persoonlijk geheugen dat niet erg exact is. En dat juist in deze tijd waarin exactheid steeds meer wordt geclaimd.  

Hoe voorkom je deze nodeloze mentale belasting?

Ik las vandaag op LifeHacking de blogpost “Productiever en meer gefocust door het nieuws te negeren”, waarin een artikel wordt besproken van de auteur Rolf Dobelli.

Het oorspronkelijk artikel is in het Engels staat op zijn website hier: Avoid News (2010)

Het artikel is in het Nederlands te vinden bij Studium Generale van de Universiteit van Utrecht (http://www.sg.uu.nl/) en is een publicatie uit NRC.Next: Weg met het nieuws (2011) infoverload3

Dobelli geeft daarin uitleg over zijn 15 stellingen:

  1. Nieuws misleidt ons systematisch
  2. Nieuws is irrelevant
  3. Nieuws beperkt het inzicht
  4. Nieuws is gif voor je lijf
  5. Nieuws versterkt onze denkfouten enorm
  6. Nieuws verhindert het denkproces
  7. Nieuws verandert de structuur van je brein
  8. Nieuws heeft hoge kosten
  9. Nieuws verpest het verband tussen reputatie en prestatie
  10. Nieuws wordt gemaakt door journalisten
  11. Gemelde feiten zijn soms fout, voorspellingen altijd
  12. Nieuws is manipulatief
  13. Nieuws maakt ons passief
  14. Nieuws geeft ons de illusie van zorgzaamheid
  15. Nieuws doodt creativiteit

Het is interessant leesvoer dat jou wellicht helpt aan het inzicht om meer gedoseerd zinnige informatie tot je te nemen. Doe er je voordeel mee. Wie weet word jij daardoor een “beter geïnformeerd” mens!

Hoe bestrijd je jouw eigen uitstelgedrag

Bereopscoach Jos vd Voort vd Kleij schrijft op Lifehacking een mooi lijst met tips die je helpen om jouw grootste vijand te bestrijden: jijzelf.

NUevennietEen Getting Things Done systeem is mooi, maar als jij last hebt van uitstelgedrag dan kan geen enkel taken systeem je redden. Jij bent namelijk zelf de grootste bedreiging. Misschien ontken jij het nu nog, maar ik voelde mij betrapt en ik erken dan ook ruiterlijk dat ik door hem pijnlijk bewust ben van waar dat uitstelgedrag vandaan komt. Gelukkig geeft hij aan wat door mijzelf (jouzelf) eraan kan worden gedaan. In de wetenschap dat uitstelgedrag  gecompliceerd is en bovendien lastig te bestrijden reikt hij een aantal tips aan , die het makkelijker maken om niet te snel in uitstelgedrag te vervallen.

Onderstaand heb ik bij zijn tips aangetekend met een vinkje () als ik deze tip al toepas en eerlijk is eerlijk een kruis (X) als dat op dit moment niet het geval is. Ik kom zoals je ziet maar tot de helft! Je bent nooit te oud om te leren. Doe er je voordeel mee, ik ga er in ieder geval mee aan de slag.

 Sta op tijd op

De meeste succesvolle mensen staan meestal al vroeg naast hun bed. Bedenk eens hoeveel meer je in een week kunt doen als je elke dag een uur eerder opstaat. Als je elke dag op een vast moment opstaat, dan gaat je biologische klok daar aan wennen en zul je gedurende de dag alerter zijn en meer energie hebben.

 Werk met lijsten

Of je nu een fan bent van Getting Things Done of niet, werk met todo lijsten. Een todo lijst zorgt ervoor dat je weet wat je nog moet doen en heeft het bijkomende voordeel dat je kunt doorstrepen of afvinken wat je al gedaan hebt. Dat laatste houdt je gemotiveerd om je todo lijst verder af te werken.

X Een kikker voor je ontbijt

Brian Tracy heeft een boek geschreven “Eat that Frog (bol.com link)”. Wat Tracy voorstaat is, dat je jouw belangrijkste en meest uitdagende taak meteen ‘s morgens aanpakt. Het idee erachter is als hoe je een olifant opeet: hapje voor hapje. Je eet de lelijkste kikker het eerste op, gevolgd door de volgende, totdat je alle kikkers hebt opgegeten. Op een persoonlijke blog schrijft Jos  een heel artikel over: Brian Tracy: “Eat that Frog!”  Je uitstelgedrag de baas!. Daar staan 21 Principes. Lees ook deze eens.

X Neem kleine stapjes

Dit is het advies wat hierboven staat. Breek grote klussen op in kleine stappen. Soms stel je een bepaald klusje eindeloos uit en kom je er achter, dat het je maar 10 minuten kostte om het klusje te doen. Vaak lijkt een klusje veel omvangrijker dan het in werkelijkheid is.

 Gebruik de Pomodoro techniek

Verdeel je werk in Pomodoro’s. Een Pomodoro is een periode van 25 minuten waarin je met volle aandacht en focus werkt. Wij schreven er op Lifehacking.nl al eerder over: Tijd voor de Pomodoro ‘tijd benuttings techniek’!. Als uitsteller is het veel eenvoudiger om 25 minuten achter elkaar gefocust te werken, dan uren achtereen te zwoegen.

X Visualiseer je werk

Probeer eens voordat je aan een klus begint te visualiseren hoe het resultaat eruit komt te zien. Visualiseer ook welke stappen je moet zetten om dat resultaat te bereiken. Hou dat beeld steeds weer vast als je dreigt af te glijden richting uitstelgedrag.

X Beperk de verleidingen

Uitstellers zijn meesters in het rationaliseren van verleidingen. Zo hebben ze altijd een excuus voor hun uitstelgedrag voorhanden. Om dit gedrag te veranderen is meer nodig dan dit artikel. Makkelijker is het om de verleidingen te beperken. Zet bijvoorbeeld het internet uit als je een rapport aan het schrijven bent. Of ga op zolder werken in plaats van in de huiskamer als je niet wilt dat de televisie je afleidt.

X Doe de kleine klusjes meteen

Zet de vuilnisbak meteen buiten als je daar aan denkt. Haal de vaatwasser meteen leeg of stop de witte was in de wasmachine. De printer aanzetten en een rapport uitprinten kan ook meteen en hoeft niet op een takenlijst. De methode Getting Things Done legt uit, dat je zaken die je in minder dan 2 minuten kunt doen, ook meteen moet doen.

√ Ga gewoon beginnen

Onderzoek wijst uit dat jezelf overtuigen dat er meer planning of research nodig is, eigenlijk alleen maar weer een excuus is van de uitsteller om de klus te vermijden. Datzelfde onderzoek wijst ook uit dat klussen die eerst als “niet leuk” werden aangemerkt, uiteindelijk toch als “leuk” werden ervaren. Het is dus de moeite waard om de aanvankelijke aarzeling te negeren en dan toch verrassende resultaten te boeken.

√ Beperk je perfectionisme

Soms stellen we zaken uit omdat we het gevoel hebben dat de klus perfect uitgevoerd moet worden. Dat je iets perfect wil doen is natuurlijk een goede eigenschap van je. Als dat echter tot uitstelgedrag leidt dan wordt het ineens iets waar je last van hebt. Accepteer van jezelf dat je niet perfect bent en dat goed genoeg ook OK is. En dat je niet afgewezen wordt als je het niet perfect gedaan hebt.

Conclusie

Zoals Jos aangeeft is het uitstelgedrag lastig te bestrijden. Uitstelgedrag heeft te maken met diepgewortelde, aangeleerde gewoontes die naar andere gewoontes omgevormd moeten worden.

Maassluise Boomridders

Het wakend oog voor een groen milieu

Anissa Joëlle Kome

If we only die once, I wanna die with you.

Uitrukmeldingen TS12-1

Uitrukken van Brandweer Maassluis

@Hadeke

Schrijfsels.

stichting Ongehoord

Poëzie podium voor aanstormend en aanslenterend talent